Seiring dengan tumbuhnya bisnis PT. Bank Bukopin, Tbk yang semakin kompleks, maka kemungkinan tingkat dan pola penyimpangan pengelolaan perseroan juga semakin meningkat. Berdasarkan pada prinsip aman, responsif, transparan, akuntabel dan bertanggung jawab diperlukan upaya optimalisasi peran serta dari jajaran pengurus dan karyawan dalam mengungkapkan pelanggaran yang terjadi di lingkungan PT. Bank Bukopin, Tbk. Sebagai bagian dari strategi Anti Fraud dan Penerapan Good Corporate Governance (GCG) perseroan mengembangkan sarana/media pengaduan pelanggaran berupa Whistleblowing System yang merupakan salah satu upaya  PT. Bank  Bukopin, Tbk  untuk meningkatkan  efektivitas  pelaksanaan  tata  kelola  Perusahaan  yang  baik sesuai dengan prinsip Good  Corporate  Governance (GCG). Budaya  Whistleblowing  dapat  diterapakan  jika  Bank  memiliki  sistem pelaporan  internal  yang  baik  serta  tersedianya  media  pelaporan  yang independen dan rahasia,  serta adanya jaminan perlindungan kepada pihak pelapor (Whistleblower). Maka dipandang perlu bagi Bank untuk menyusun Pedoman Whistleblowing System (WBS) yang mengatur sistem pengelolaan pelaporan pelanggaran melalui berbagai media yang disediakan untuk dapat  digunakan  oleh  pihak internal Bank Bukopin. Hal tersebut berlaku bagi seluruh karyawan, Direksi,dan Komisaris serta anggota komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris dalam menjalankan tugas sehari-hari sesuai dengan prinsip Good Corporate Governance (GCG).

Penyampaian Laporan Pelanggaran

Penyampaian laporan atas pelanggaran adalah sebagai berikut.

1. Mekanisme penyaluran pengaduan oleh pelapor pada dasarnya dilakukan melalui jalur formal yaitu melalui atasan langsung, direktorat dan fungsi terkait (SDM atau Internal Audit) namun bila pelapor memandang sarana pengaduan tersebut tidak efektif atau ada keraguan/ketakutan, maka pelapor dapat menyalurkan pengaduan melalui WBS.
2. Bagian Anti Fraud menerima laporan pengaduan berkaitan dengan penyimpangan yang dilakukan oleh Karyawan, Direksi, Komisaris serta anggota komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris.
3. Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut pengaduan, maka pelapor dapat melaporkan indikasi kecurangan/fraud yang diketahuinya melalui saluran penyingkapan/pengaduan yang telah tersedia.
4. Memberikan informasi mengenai identitas diri pelapor untuk memudahkan komunikasi dengan pelapor yang sekurang-kurangnya memuat informasi antara lain :

• Nama pelapor atau informasi anonim.
• Nomer telepon dan alamat email yang dapat dihubungi.

5. Penyampaian laporan dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh pelapor harus memberikan informasi, bukti, atau dugaan yang jelas atas terjadinya pelanggaran yang dilaporkan dan harus memenuhi unsur-unsur 4W1H antara lain :

• What : Apa dugaan pelanggaran yang diketahui.
• Where : Dimana perbuatan pelanggaran tersebut terjadi/dilakukan.
• When : Kapan perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan.
• Who : Siapa saja yang telibat dalam perbuatan pelanggaran hokum tersebut.
• How : Bagaimana perbuatan pelanggaran tersebut dilakukan.

6. Laporan yang disampaikan harus berhubungan dengan :

• Fraud
• Pelanggaran hokum.
• Pelanggaran Perjanjian Kerja Bersama.
• Pelanggaran Kode Etik.
• Pelanggaran Kebijakan Internal/Bank Bukopin lainnya.
• Pelanggaran benturan kepentingan.
• Hal-hal lain yang dapat disamakan dengan itu.

7. Bagian Anti Fraud sebagai pengelola WBS secara periodik/minimal 6 bulan sekali membuat laporan atas tindak lanjut pelaksanaan WBS, antara lain meliputi:

• Jumlah pengaduan.
• Kategori pengaduan.
• Saluran yang digunakan oleh pelapor.
• Penanganan pengaduan yang ditindaklanjuti maupun yang tidak dapat ditindaklanjuti.

  PROSEDUR PENGELOLAAN WHISTLEBLOWING SYSTEM

1. Pelapor membuat pengaduan dan mengirimkannya kepada Bank Bukopin melalui sarana/media sebagai berikut.

2. Manajer Bagian Anti Fraud menerima pengaduan, mencatat, dan mendokumentasikan seluruh informasi. Adapun dokumen yang harus di buat adalah sebagaiberikut :

a. Berita acara penerimaan melalui email/Fax/Aplikasi Wahtsapp/SMS/Surat.

b. Mencatat pengaduan yang masuk sesuai kategori lingkup pengaduan.

3. Manajer Bagian Anti Fraud segera melaporkan pengaduan kepada Direktur Utama. Dan diikuti dengan analisa terhadap pengaduan berdasarkan bukti dan dokumen pendukung serta melakukan pemilahan apakah pengaduan tersebut perlu ditindaklanjuti atau tidak.

4. Penyampaian laporan kepada Direktur Utama dan diputuskan untuk dilakukan pemeriksaan (investigasi) atau tidak, harus dapat dilaporkan dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak pengaduan diterima oleh Manajer Bagian Anti Fraud.

5. Direktur Utama memutuskan untuk memproses laporan pengaduan berdasarkan pertimbangan melalui informasi yang masuk melalui media WBS. Adapun rekomendasi yang diberikan adalah sebagai berikut :

a. Dihentikan, karena informasi dan dokumen pendukung yang tidak lengkap 

b. Ditindaklanjuti sesuai dengan rekomendasi Direktur Utama dengan menugaskan SKAI untuk melakukan investigasi.

6. SKAI melaporkan hasil investigasi kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Bagian Anti Fraud. Apabila dari hasil laporan tersebut terdapat unsur kerugian yang bersifat signifikan (finansial) dan risiko reputasi, maka terhadap laporan tersebut akan ditembuskan juga kepada Direktur Kepatuhan dan Manajemen Risiko, Komisaris Utama, Ketua Komite Audit dan Direktur Terkait.

7. Hasil pemeriksaan dan seluruh dokumen WBS di dokumentasikan oleh Bagian Anti Fraud dan dikategorikan sebagai dokumen rahasia.

Perlindungan bagi Whistleblower

1. Perusahaan menjamin perlindungan terhadap pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, hukuman ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun selama pelapor menjaga kerahasiaan kasus yang diadukan kepada pihak manapun serta laporan yang disampaikan bukan berupa fitnah.
2. Perlindungan sebagaimana dimaksud diatas juga berlaku bagi karyawan yang melaksanakan investigasi maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait pengaduan.
3. Perlindungan sebagaimana dimaksud diatas meliputi segala perlindungan hukum, fisik dan kejiwaan apabila pelapor mengalami ancaman, intimidasi, hukuman ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun.

Sosialisasi Whitsleblowing System

Sebagai bentuk pencegahan (preventive), Bagian Anti Fraud secara rutin sudah melakukan sosialisasi dan edukasi kepada seluruh karyawan untuk meningkatkan awareness terhadap fraud. Hal ini dapat dilihat dari tindak lanjut Bagian Anti Fraud yang sudah melaksanakan sosialisasi kepada karyawan bank Bukopin guna meningkatkan awareness terhadap aktivitas fraud. Selain itu, Bagian Anti Fraud berusaha mengkomunikasikan edukasi tentang aktivitas fraud melalui media-media informasi yang sering di akses oleh karyawan Bank Bukopin antara lain Sistem Memorandum elektronik (SME), Video advertising, postmaster email,rekrutmen karyawan baru dan majalah Bank Bukopin dengan tema “Ini Kantor Kita Ini Rumah Kita”. Tidak hanya itu, penyampaian edukasi dilakukan juga kepada nasabah melalui himbauan pada Rekening Koran.

Bagian Anti Fraud, secara aktif akan terus melakukan sosialisasi dan edukasi kepada seluruh karyawan dan nasabah Bank Bukopin bahwa pentingnya meningkatkan awareness terhadap aktivitas fraud.

Jenis Pelanggaran yang Dapat Dilaporkan

Lingkup pengaduan yang akan ditindaklanjuti melalui WBS meliputi namun tidak terbatas pada :

1. Perbuatan Fraud

Tindakan penyimpangan atau pembiaran yang sengaja dilakukan untuk mengelabui, menipu, atau memanipulasi Bank, nasabah, atau pihak lain, yang terjadi di lingkungan Bank dan/atau menggunakan sarana Bank sehingga mengakibatkan Bank, nasabah, atau pihak lain menderita kerugian dan/atau pelaku Fraud memperoleh keuntungan keuangan baik secara langsung maupun tidak langsung.

2. Kesalahan Operasional yang signifikan

Tindakan yang dilakukan secara tidak sengaja atau tidak disadari sehingga dapat mengakibatkan kerugian financial ataupun non financial bagi bank.

3. Pelanggaran ketentuan bank

Semua bentuk pelanggaran terhadap ketentuan internal Bank yang signifikan  maupun pelanggaran terhadap ketentuan eksternal yang berlaku.

4. Pelanggaran atas kode etik yang berlaku di Bank.
5. Benturan kepentingan

Tindakan menyalahgunakan nama, jabatan, fasilitas aset, atau hubungan baik Bank untuk kepentingan apapun termasuk penerimaan uang, barang, fasilitas dari pihak-pihak tertentu yang bertentangan dengan Kebijakan Bank.

6. Tindakan melanggar etika dan moral.
7. Tindakan melanggar hukum pidana maupun perdata ataupun peraturan perundang-undangan lainnya misalnya pemalsuan tanda tangan pejabat berwenang, penggunaan narkoba, perusakan  barang dan lainnya.
8. Tindakan membahayakan keselamatan dan lingkungan kerja, membahayakan keamanan bank, termasuk membahayakan aset pihak ketiga/nasabah.